Mein Mittwoch

Sara, Industriekauffrau im 2. Lehrjahr erzählt euch, was sie gestern alles erledigt und erlebt hat. Hier ist Sara’s Mittwoch”:

 

Hallo ihr alle,

wir haben die Mitte der Woche erreicht und ich möchte euch erzählen, wie mein Tag verlaufen ist und was für Aufgaben ich zu erledigen hatte.

Zuerst möchte ich euch aber einen kleinen Einblick geben, an was für einem Projekt ich gerade arbeite.

Zurzeit unterstütze ich die Vorbereitungen zur Planungskonferenz. Was das ist? Ein großes Event, das vom 11. – 17. Oktober diesen Jahres stattfindet und zu dem alle Geschäftsführer der Landesgesellschaften von Festo und alle leitenden Angestellte des Hauptwerks in Berkheim eingeladen sind.

So sah mein Programm für heute aus:

1.       Gruppeneinteilung

  • Einteilen der Teilnehmer in 9 verschiedene Gruppen (diese sollten bunt gemischt sein, also musste ich darauf achten, dass aus jeder Landesgesellschaft und jedem Bereich mind. eine Person pro Gruppe vertreten ist). Insgesamt sind es ca. 150 Teilnehmer.
  • Wichtige Materialien für die einzelnen Gruppenleiter bereitstellen:
  • Erstellen einer Teilnehmerübersicht pro Gruppe
  • Erstellen eines Ablaufplans pro Gruppen:

Da die Gruppen verschiedene Stationen durchlaufen müssen, gibt es einen „Stationsübersichtsplan“. Damit pro Station immer nur eine Gruppe ist und alles möglichst einen reibungslosen Ablauf genießt, müssen genaue Abfolgen, wann welche Gruppe zu welcher Station kommt, erstellt werden.

Als ich den Ablauf fertig hatte, hab ich das Ganze in dem Übersichtsplan für jede Gruppe mit Pfeilen und Zahlen kenntlich gemacht. Gar nicht so leicht 9 Gruppen unterschiedlich zu koordinieren!

2.       Bearbeiten der erhaltenen Registration Sheets (kurz: „RS“)

Jeder Teilnehmer hat per Mail ein so genanntes Registration Sheet (=Anmeldeformular) erhalten. Hier mussten der Name, der Name des Partners (sofern dieser mitkommt), Anreise- und Abreisetag mit Uhrzeit, Flugdaten, an welcher Veranstaltung der Planungskonferenz teilgenommen wird (abends gibt’s es verschiedene Programmpunkte die freiwillig sind) und sonstige wichtige Bemerkungen eingetragen werden.

Wenn wir das ausgefüllte RS zurückerhalten, ist es meine Aufgabe alle Infos in eine Gesamtliste zu übertragen. Gleichzeitig werden die relevanten Infos für die Hotels in eine andere Liste übernommen (diese Liste wird dann pro Woche an die Hotels geschickt, damit diese auf dem aktuellen Stand bleiben).

Heute musste ich auch ein paar anmahnen, dass sie ihr RS noch schicken müssen. Wichtig ist: Übersicht bewahren, damit ja keiner vergessen wird ;). 

3.       Bearbeiten der Zimmerbestätigungen der Hotels

Für jeden Teilnehmer, der in der Hotelliste aufgeführt ist, bekommen wir eine Zimmerbestätigung. Heute habe ich noch einige angefordert, die bis jetzt noch gefehlt hatten. Diese habe ich kurze Zeit später auch gleich per Mail zugesandt bekommen.

Wenn die Bestätigung kommt, muss ich diese dann abspeichern, in der Gesamtliste vermerken und dem Teilnehmer zuschicken.

So, das war so grob mein Tag. Es ist sehr abwechslungsreich und jeden Tag anders. Man ist vor allem mit vielen Menschen im Kontakt – zum einen mit dem Team, das die Planungskonferenz organisiert, dann mit den Hotels und mit den Teilnehmern der Planungskonferenz.

Das bei den ganzen Leuten niemand übersehen oder vergessen wird ist nicht immer einfach, zumal jeder unterschiedlich anreist und wieder geht, somit jede Zimmerbestätigung anders aussieht und manche noch ihre Partner/Partnerin mitbringen. Aber das Ganze ist eine schöne Herausforderung und lässt den Arbeitstag wie im Nu vergehen ;)!

Viele Grüße

Eure Sara

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